Social Office – Das Intranet 2.0: Optimale Konversation, Zeit sparen und Produktivität steigern

Social Office – Das Intranet 2.0: Optimale Konversation, Zeit sparen und Produktivität steigern

Die interne Unternehmenskommunikation ist in der heutigen Berufswelt von zentraler Bedeutung. Sie beeinflusst maßgeblich den Geschäftsprozess und steuert den Informationsfluss. Bisher wurde das konventionelle Intranet dazu genutzt, den wachsenden Anforderungen im Informationsmanagement gerecht zu werden. Aufgrund der steigenden Bedeutung der Internetnutzung, vor allem mit Blick auf die Nutzung von mobilen Anwendungen, z.B. über Smartphones, wird es für das traditionelle Intranet zunehmend schwieriger, aus technologischer Sicht up to date zu bleiben. Oftmals kann das Ziel der „effiziente Interaktion“ nur noch bedingt erfüllt werden. Dem Intranet fehlt die kollaborative Komponente, die aus einem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken ist. Der Wunsch der User, Informationen zu suchen und schnell finden zu können, kollidiert häufig mit den Fähigkeiten eines traditionellen Intranets. Der Anspruch geht heutzutage zunehmend in Richtung Pull-Medium, in dem wichtige Informationen in einem zentralen Tool mitgeteilt werden, jedoch ohne, dass es zu einer Informationsflut kommt.
Auch die dezentrale Arbeit von Mitarbeitern verlangt dem Intranet viel ab. Arbeitet ein Mitarbeiter beispielsweise im Home Office oder ist beim Kunden vor Ort, so ist es ihm erschwert, auf projektspezifische Informationen via neuster Endgeräte zuzugreifen.

Wenn man die private Nutzung von sozialen Netzwerken beobachtet, dann erkennt man mehrere Aspekte, die eine Verbindung von Social Media und Intranet interessant erscheinen lassen. Eine ganz entscheidende Rolle spielt auch der Spaßfaktor. Social Media macht Spaß. Man teilt Emotionen miteinander, stellt Informationen in virtuellen Themenräumen bereit und bekommt ein direktes Feedback von anderen Usern. Eben keine Top Down-Kommunikation, in der Wissenswertes überwiegend von der Unternehmensseite vermittelt wird. Hier bekommen die Nutzen in Echtzeit Reaktionen auf bereitgestelltes Wissen, woraus sich bereichernde Gespräche wie auch wertvolle Wissensgenerierung entwickeln können.

Mit Blick auf das berufliche Umfeld ist die Einbindung eines Social Intranets eine Chance, die Zusammenarbeit im Team zu optimieren. Aus Unternehmenssicht können mit einem Social Office die Kultur und Werte der Firma zielgerichtet vermittelt werden. Durch die Verwendung eines Social Intranets werden Informationen transparent, was es möglich macht, flexibel auf Anforderungen zu reagieren. Auch dient das Intranet 2.0 als Feedbackkanal. Aus einem individuellen Feedback entsteht, durch die aktive Mitwirkung der User, ein aggregiertes Feedback, das der Unternehmensleitung eine aktuelle Rückmeldung über die Projektlage gibt und Stimmungen wiederspiegeln kann.

Ein Social Intranet ist damit die unabdingbare Entstehung einer klassischen Unternehmenskommunikation hin zum Intranet mit Einbindung der sozialen Medien. Anders als das herkömmliche Intranet bietet das Intranet 2.0 die Möglichkeit, das Mitarbeiterwissen dynamisch zu verbreiten und unterstützt das Unternehmensziel, bei projektspezifischen Anforderungen den passenden Ansprechpartner zu finden.

Im Zentrum der sozialen Unternehmenskommunikation stehen der User und sein individueller Input. Anders als beim Intranet werden Mitarbeiter zu Autoren und bringen sich in einem sozialen Intranet aktiv ein. Sie erzeugen durch eigenerstellte und mitgestaltete Inhalte wertvollen User-Generated-Content. Sie beteiligen sich an Blogs, Wikis, an der firmenweiten Kommunikation und lassen damit eine Bottom-Up Kommunikation entstehen. Die Mitarbeiter beeinflussen das gesamte Erscheinungsbild des Intranets in Punkto Layout, Design und Inhalt nach ihren eigenen individuellen Wünschen und Bedürfnissen.

Zusammengefasst sind die wesentlichen Merkmale eines Social Intranets die Vernetzung und Zusammenarbeit der Mitarbeiter, der Wissensaustausch und der Zusammenschluss zu Interessen- und Expertengruppen.  Mit der Unterstützung eines Social Intranets kann also das Ziel erreicht werden, die gesamte Leistungsfähigkeit der Organisation zu steigern und der wachsenden Innovationsdynamik gerecht zu werden.

„Social Office“ modernisiert die Unternehmenskommunikation

„Social Office“ von Liferay  verbindet die klassischen Komponenten eines Intranets, wie z.B. die Verteilung von Informationen in einem Unternehmen, mit den modernen Social-Media-Anwendungen auf ideale Art und Weise.

In einem typischen Berufsalltag ist es sehr praktisch, morgens den Rechner zu starten und auf einer zentralen Übersicht alle wichtigen Informationen und interessanten Berichte anderer Kollegen auf einen Blick anzusehen.

Im Liferay Social Office können Benutzer ihr individuelles Mitarbeiterprofil mit Kontaktfoto erstellen.
Im persönlichen Dashboard des Liferay Social Office kann ein User Statusmitteilungen verfassen und erhält eine gelistete Übersicht aller Beiträge, die von Kollegen geteilt wurden. Diese Beiträge können kommentiert und auch bewertet werden. Sind User „Follower“ anderer Nutzer, werden alle Aktivitäten des gefolgten Users im Bereich des persönlichen Dashboards angezeigt. Das Dashboard hält die User als Aktivitäten-Stream über die gewünschten Beiträge anderer Nutzer und essenziellen Unternehmensinformationen auf dem Laufenden. Damit der Mitarbeiter stets informiert bleibt, wird er per Benachrichtigung auf neue Beiträge der Kollegen aufmerksam gemacht.

Die Verwaltung von Kontakten innerhalb des Social Office ist mit der sogenannte Kontaktverwaltung möglich. User können anderen Nutzern Kontaktanfragen stellen und Kollegen in ihre Kontaktliste aufnehmen, was die bedeutungsvolle Vernetzung von Mitarbeitern fördert. Dadurch können Nutzer Kollegen mittels einer Suchfunktion nach Skills filtern, um für projektbezogene Aufgaben den richtigen Ansprechpartner zu finden. Eine Liste aller Kontakte wird alphabetisch dargestellt, wobei die Suche nach bestimmten Kontakten auch durch die Suchfunktion gegeben ist. Ist ein Kontakt in der Liste ausgewählt, so werden in der Ansicht sämtliche Dateien angezeigt, die in der Vergangenheit ausgetauscht wurden.

Für aussagekräftige kurze Informationen eignet sich das Social Feature Microblog. Darin befinden sich in chronologischer Reihenfolge dargestellte Kurznachrichten, die von Kontakten aus der eigenen Kontaktliste veröffentlicht wurden. Ein Microblog umfasst meist weniger als 200 Zeichen und dient einer kurzen und prägnanten Aussage, die von anderen Nutzern auch kommentiert werden kann.

Um die Flut an E-Mails zu verhindern und individuell relevante  Informationen an die betreffenden Personen in einem Unternehmen zu richten, ist die Einführung eines sozialen Intranets sehr vorteilhaft. Informationen, in Form von Mitteilungen oder Beiträgen, entstehen in den kontextbezogenen Projekträumen und machen all die User zu Rezipienten, welche den virtuellen Projekten zugeordnet sind. Nachrichtenverfasser müssen also ihren Beiträgen nicht extra einzelne Empfänger hinzufügen, sondern erreichen diese durch den Themenraum automatisch.
Liferay Social Office macht Informationen und Projektarbeiten transparent, bietet aber auch die Option, persönliche Nachrichten mit den Kollegen auszutauschen. Unter dem Navigationspunkt Nachrichten können Mitteilungen als gelesen und ungelesen markiert oder gelöscht werden. Beim Verfassen von Mitteilungen ist die Option gegeben, relevante Dokumente hochzuladen oder andere Dateien anzuhängen.

Im Projektalltag ist es täglich notwendig, Termine zu koordinieren. Die Kalenderfunktion von Liferay Social Office organisiert den teilweise umfangreichen Projektalltag der User. Termine können hinzugefügt und mittels einer strukturierten Kalenderansicht nachvollzogen werden. Vergangene wie auch anstehende Ereignisse können schnell gefunden, und Kalender anderer User angesehen werden. Um Termine mit den passenden Ressourcen geschickt zu verbinden, kann die Verfügbarkeit der Ressourcen von den Usern geprüft und anschließend ausgewählt werden.

Auch die Suche nach kontextbezogenen Dokumenten ist eine hilfreiche Funktion. Die Ablage Meine Dokumente liefert eine strukturierte Lösung mit integrierter Index- und Volltextsuche. Dokumente können dem eigenen Profil hinzugefügt, sortiert und verwaltet werden. Um Nutzern eine lange Suche zu ersparen, können Dateien auch problemlos durch eine Suchmaske gefunden werden.

Damit die dezentrale Projektarbeit erleichtert wird, können hierzu virtuelle Arbeitsräume geschaffen werden. Diese fördern die Selbstständigkeit der Teams, sich zu organisieren, und unterstützen somit eine erfolgreiche Kollaboration. Aus virtuellen Projekträumen entstehen Wissensplattformen, welche über die Projektzeit hinaus nachhaltig vorgehalten sind. Die Informationen aus einem Projekt können für alle Teilnehmer jederzeit wieder abgerufen werden. So kann verhindert werden, dass wichtige Erkenntnisse einer kollaborativen Arbeit nicht verloren gehen.

Social Office Gruppen haben auch hier ein zentrales Gruppen-Dashboard, das veröffentlichte Aktivitäten und angekündigte Aufgaben anzeigt. Gruppenmitglieder verfassen und verwalten Einträge, setzen Lesezeichen und nehmen Gruppennachrichten via RSS-Dienst in Anspruch. Analog zu der Kalender-, Aufgaben- und Dokumentenfunktion im persönlichen Mitarbeiterprofil stehen die Features den Mitgliedern auch innerhalb einer Gruppe zur Verfügung.

Mittels der Foren innerhalb den Gruppen können User Beiträge verfassen, verfolgen und Kategorien bzw. Threads abonnieren. Unter Threads versteht man hierarchische Diskussionen innerhalb der Foren, die bei Social Office mittels einer Suchmaske gefunden werden können.

Um das Wissensmanagement zu organisieren und den Wissenstransfer zu stärken bedarf es einer entsprechenden Plattform, auf der Themen ausführlich behandelt werden können. Ein virtueller Kommunikationsraum verfolgt das Ziel, Wissensinseln einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen aufzulösen und zu Unternehmens- Know How werden zu lassen. Der Liferay Social Office Blog ist ein dementsprechender Kommunikationsraum, in der Sachverhalte protokolliert oder Gedanken mitgeteilt werden. Der Blogger einer Gruppe liefert hierbei Informationen zu seiner Gruppenarbeit oder teilt seine Ideen mit anderen Mitgliedern. Die Anzeige der Nachrichten wird den Usern chronologisch dargestellt.

Die Verfügbarkeit eines Firmenwikis ist Teil eines erfolgreichen Informationsmanagements. Im Social Office Wiki können alle Gruppenmitglieder Informationen dokumentieren und jederzeit bei Bedarf abrufen. Das Wiki sammelt die Erkenntnisse aller Gruppenmitglieder und stellt somit ein nützliches Nachschlagewerk dar.

Wenn es im Arbeitsalltag schnell gehen und man einen Kontakt aus einer Projektgruppe rasch kontaktieren muss, ist die Verwaltung der Mitglieder eine praktische Funktion des Social Office. Mitglieder werden alphabetisch aufgelistet, können gesucht und neue Mitglieder in die Gruppe eingeladen werden.

Im Zuge der Kommunikation ist eine formfreie Informationsvermittlung auch im Firmenumfeld nicht mehr wegzudenken. Mit der Revolution der sozialen Netze ist die Einbindung des Chats eine attraktive Lösung für User, sich mit Kollegen über Themen in Echtzeit auszutauschen.

ETECTURE hat zu den bestehenden Features, aus der jahrelangen Erfahrung mit zahlreichen Kunden ein weiteres Plugin im kollaborativen Projektmanagement entwickelt. Das neue Feature macht es möglich, Projekte in einer gruppendynamischen Zusammenarbeit durchzuführen.
Die heutige angestrebte Kollaboration wird durch das Projektmanagement insofern gefördert, indem Wissensträger mit dem entsprechenden Know How Aufgaben anlegen und umsetzen.
Verantwortliche können sich dann künftig besser um die globale Organisation und Steuerung des Projekts konzentrieren, während die Teilnehmer zielführende Tasks erzeugen um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

[Fachbeitrag von Neda Teyfuri, Information Architect, ETECTURE 2014]

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