Unser Tipp: Produktivitätstechniken im praktischen Einsatz

Unser Tipp: Produktivitätstechniken im praktischen Einsatz

Produktivitätstechniken unterstützen das effektive Bearbeiten von Aufgaben. Die Techniken an sich sind häufig einfach erklärt, aber schwierig zu meistern. Im Arbeitsalltag ergeben sich oft Hürden, die eine Umsetzung der Techniken „by the book“ erschweren oder sogar unmöglich machen. In diesem Artikel werden grundlegende Techniken und sich ergebende Hürden beschrieben.

Allgemeines über Produktivität

Produktivität beschreibt das Verhältnis eines erreichten Arbeitsergebnisses zu den dafür eingesetzten Arbeitsstunden. Sprich: je besser das Ergebnis bei gleichbleibendem Zeiteinsatz bzw. je geringer der Zeiteinsatz bei gleichbleibendem Ergebnis ist, desto höher ist die daraus resultierende Produktivität. [1]

PRODUKTIVITÄTSTECHNIKEN

Produktivitätstechniken sind Handlungen und Verhaltensweisen mit dem Ziel, Produktivität zu steigern bzw. zu maximieren. Das beinhaltet Themen, die direkt mit der Arbeit in Verbindung stehen, zum Beispiel störungsfreie Zeiträume zu schaffen. Aber auch Themen, die sehr im privaten Bereich liegen, z.B. ausreichend zu schlafen. Es gibt Produktivitätstechniken, die spezielles Zubehör benötigen, aber auch viele, die einfach so durchgeführt werden können.

Produktivitätstechniken sind nicht auf bestimmte Bereiche oder Berufe beschränkt, sondern können in gewissem Umfang bzw. mit Anpassungen übergreifend eingesetzt werden.

Der Begriff der Produktivitätstechniken ist ein sehr weit gefasster Themenbereich, aus dem im Folgenden grundlegende Techniken vorgestellt und in der praktischen Anwendung beschrieben werden. Zu diesen grundlegenden Techniken gehören:

  • das Führen einer To-Do Liste
  • die Planung und Priorisierung von Aufgaben
  • die konzentrierte Bearbeitung von Aufgaben

To-Do Liste

Ein erster Schritt zur Steigerung der Produktivität besteht häufig darin, eine Übersicht der anliegenden Aufgaben und die Prioritäten der Bearbeitung zu erstellen.
Oft kommen im Arbeitsalltag viele große und kleine Aufgaben aus den verschiedensten Kanälen zusammen, die im Tagesablauf bearbeitet werden müssen.

ARBEITEN MIT EINER TO-DO-LISTE

Eine To-Do Liste enthält alle anstehenden Aufgaben und idealerweise auch eine Einordnung nach Priorität und/oder nach Fertigstellungstermin. Immer wenn eine neue Aufgabe hinzukommt, wird diese auf der To-Do Liste festgehalten. Ist eine Aufgabe abgeschlossen, wird diese von der Liste gestrichen.

MÖGLICHE MITTEL ZUM FÜHREN DER LISTE

Das Medium auf dem die To-Do Liste geführt wird ist nicht entscheidend. Je nach persönlicher Präferenz können dafür Zettel und Stift oder auch digitale Listen eingesetzt werden.

Eine digitale Liste bietet die Möglichkeit die Aufgaben neu zu sortieren, sobald dies erforderlich ist und ist nahezu unendlich erweiterbar. Ebenso ist es möglich eine digitale To-Do Liste auf verschiedenen Endgeräten (z.B. PC, Laptop, Smartphone) aufzurufen und dadurch ständigen Zugriff darauf zu haben. Ein Beispiel dafür ist der Service Any.Do, der die Anlage und Pflege einer To-Do-Liste sowohl im Web als auch per Smartphone App ermöglicht. Es eignet sich aber jeder Service, der das Anlegen einer Liste erlaubt, z.B. auch Evernote oder Google Docs.

Die Herausforderung in der Nutzung einer To-Do Liste besteht nicht in der Art und Weise, wie die Liste geführt wird, sondern darin die Liste auch zu benutzen und fortlaufend zu pflegen: Eine To-Do-Liste, die nicht aktuell ist, unterstützt die Produktivität bei der Arbeit nicht.
Um die Liste trotz zunehmender Länge übersichtlich und aktuell zu halten, kann ein Regeltermin eingerichtet werden, um die To-Do Liste zu aktualisieren und die Aufgaben gemäß der Priorität ein- bzw. umzuordnen.

Planen und Priorisieren

Die Theorie der Tagesplanung sieht vor, dass ein Arbeitstag, basierend auf den anstehenden Aufgaben, in Blöcke aufgeteilt wird. In diesen Blöcken werden Aufgaben bearbeitet und fertigstellt.

TAGESPLANUNG

Die Planung eines Arbeitstages ist einfach: Im Kalender werden die Arbeitsblöcke als Termine mit einer bestimmten Dauer angelegt. Dabei kommt idealerweise das Prinzip des Timeboxings zur Anwendung. [2] Diese Tagesplanung stellt eine Art mentalen Rückhalt dar und die dadurch vorgegebene Struktur hilft, neue Aufgaben entsprechend einzuordnen.

Um flexibel auf neue Aufgaben reagieren zu können, sollte nicht der komplette Arbeitstag verplant werden. Für den Fall, dass ein kritisches Thema auftaucht, welches direkt bearbeitet werden muss, ist es unerlässlich die Tagesplanung anpassen zu können. Das Einplanen von Pufferzeiträumen ermöglicht die Einhaltung der Tagesplanung auch bei Unterbrechungen. Damit wird sichergestellt, dass wichtige geplante Themen dennoch bearbeitet werden können. Wenn es viele kleine Aufgaben zu einem Themenbereich gibt, können diese auch innerhalb eines Arbeitsblocks zusammengefasst und in dieser Zeit direkt hintereinander bearbeitet werden.

Ebenso ist es wichtig zwischen den Arbeitsblöcken kurze Pausen einzuplanen, da immer eine gewisse Zeit benötigt wird, um ein Thema mental abzuschließen und ein Neues zu beginnen. Im Idealfall beträgt diese Pause zehn bis fünfzehn Minuten. Die Planung des Arbeitstags und die Einhaltung dieses Plans machen den Unterschied zwischen arbeiten und „gearbeitet werden“ aus.

Häufig wird im Arbeitsalltag situativ priorisiert. Das wichtigste Thema scheint das welches zuletzt entweder per E-Mail reingekommen ist oder mit dem ein Kollege gerade in der Tür steht. Die eigenen Themen (auf der To-Do Liste) kommen dabei zu kurz, da häufige Unterbrechung eine effektive Abarbeitung verhindern.

Konzentrierte Bearbeitung von Aufgaben

Für eine effektive Fertigstellung von Aufgaben ist eine konzentrierte Bearbeitung unabdingbar. Oft wird unterschätzt, wie vielfältig Unterbrechungen der Konzentration im Büro-Alltag vorkommen. Neben offensichtlichen Ablenkungen, wie z.B. Kollegen, Anrufen, E-Mail Benachrichtigungen, Meeting-Erinnerungen und diversen Chats, sind es auch offene Browserfenster, unfertig bearbeitete Dokumente, sonstige offene Applikationen und Systembenachrichtigungen, die einen großen oder kleinen Teil der eigenen Aufmerksamkeit fordern. Daher muss zunächst konzentriertes Arbeiten ermöglicht werden. Eine mögliche Technik dafür ist die Arbeit mit Timeboxing.

ARBEITEN MIT TIMEBOXING

Timeboxing ist eine Technik aus der Projektplanung. [2] Dabei wird ein vorher festgelegter Zeitraum verwendet um an einem dedizierten Thema zu arbeiten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, wird die Arbeit unterbrochen, unabhängig davon, ob die Aufgabe abgeschlossen ist oder nicht.

Das hat den Effekt, dass ein gewisser Zeitdruck verspürt wird, die Aufgaben innerhalb des Zeitlimits abzuschließen. Dadurch ist eine höhere Konzentration möglich.
Ebenso ist die Hemmschwelle geringer, große Themen zu bearbeiten, die sonst eher geschoben werden, da nicht genug Zeit zur Verfügung steht, um die Aufgabe am Stück fertig zu stellen. Durch konsequentes Timeboxing kommt man der Fertigstellung einer Aufgabe Stück für Stück näher.

Der entscheidende Faktor beim Arbeiten mit Timeboxing ist der Fokus auf die zu bearbeitende Aufgabe. Eine kurze Zeit konzentrierte Arbeit trägt häufig mehr zur Lösung einer Aufgabe bei als die unkonzentrierte Bearbeitung über einen längeren Zeitraum hinweg.

Laut fastcompany.com [3] gibt es eine maximale Zeit von ca. 90 Minuten, in denen eine Aufgabe am Stück konzentriert bearbeitet werden sollte. Es besteht die Möglichkeit, sich an diese Zeit heranzutasten, indem zunächst 15-/30-/45- und 60-Minuten Blöcke geschaffen werden und in diesen die vorher genannten Ablenkungen ausgeblendet werden, um eine konkrete Aufgabe zu bearbeiten.

Einen Laptop vorausgesetzt, kann es häufig auch empfehlenswert sein, das eigene Büro zu verlassen und einen stillen Arbeitsplatz zu suchen, an dem ungestört gearbeitet werden kann. Ebenso kann es hilfreich sein, die Internetverbindung des Rechners zu deaktivieren, um nicht von E-Mail Aktualisierungen oder Chat-Fenstern abgelenkt zu werden.

Wenn kein störungsfreies Arbeitsumfeld möglich ist, sollte es das Ziel sein, zumindest ein störungsarmes zu schaffen. Beispielsweise können vor Bearbeitung einer Aufgabe alle offenen (bzw. nicht benötigten) Programme geschlossen, jegliche Benachrichtigungen deaktiviert, und das Telefon auf stumm geschaltet werden.

Fazit
Bereits grundlegende und einfach zu implementierende Produktivitätstechniken können die Produktivität erheblich steigern. In Kombination werden die genannten Techniken noch wirkungsvoller. Ihr Einsatz ermöglicht es, den Arbeitstag effizient und produktiv zu gestalten.

[Fachartikel von Julian Hofmann, IT Project Manager]

Links und Quellen

Links
https://web.any.do/
https://evernote.com/intl/de/
https://docs.google.com
http://99u.com/articles/6969/10-online-tools-for-better-attention-focus

Quellen

[1] http://de.wikipedia.org/wiki/Produktivit%C3%A4t#Volkswirtschaftliche_Definitionen

[2] https://de.wikipedia.org/wiki/Timeboxing

[3] http://www.fastcompany.com/3013188/unplug/why-you-need-to-unplug-every-90-minutes

 

Diesen Artikel gibt es auch als PDF-Download:

Fachartikel Produktivitätstechniken zum Download

 

Redaktion
von