App ermöglicht weltweit intuitiven Zugang zu Mitarbeiterinformationen

Transformationsprozesse, die Digitalisierung vorantreiben, strukturelle und organisatorische Änderungen mit sich bringen oder auch neue Formen der Zusammenarbeit etablieren, brauchen Transparenz. Ohne sie lassen sich mit der Etablierung neuer Organisationsformen verbundene Ziele – wie mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Flexibilität in den Prozessen – schwer erreichen. Um Mitarbeitern in einem solchen dynamischen Transformationsprozess weltweit, länder- und organisationsübergreifend einen intuitiven Zugang zu Informationen über ihre Kolleginnen und Kollegen zu ermöglichen, haben wir dafür eine Applikation gemeinsam mit einem Kunden umgesetzt.

Viele Unternehmen haben erkannt, dass sie die digitale Transformation vorantreiben müssen, um ihre Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und langfristig zu sichern. Dabei wird nicht nur das Produkt- und Serviceportfolio neu gedacht. Oft steht auch ein kultureller und organisatorischer Wandel bevor, um mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Flexibilität in den Prozessen zu erreichen. Werden neue Formen der Zusammenarbeit eingeführt, brauchen Mitarbeiter Werkzeuge, die sie bei einer zunehmend dezentralen, hierarchieübergreifenden, globalen und digitalen Zusammenarbeit unterstützen.

Single point of information

Ein sehr wichtiger Baustein im Rahmen einer fortschreitenden organisatorischen Transformation ist der intuitive Zugang für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu Informationen über ihre Kollegen und Kolleginnen – organisations-, standort- und länderübergreifend. Er sorgt nicht nur für Transparenz, sondern ermöglicht in Transformationsprozessen den nötigen hohen Vernetzungsgrad aller Teams. „Ziel sollte es sein, einen Single point of information mit einem einheitlichen Look and Feel aufzubauen. Im Mittelpunkt steht die gleichberechtigte Abbildung aller Mitarbeiter mit ihren Rollen und Verantwortlichkeiten. Auch die Entwicklung hin zu einer neuen Arbeitsorganisation, wie zum Beispiel Schwärmen, sollte nachvollziehbar abgebildet werden“, erklärt Julien Reinold, Consultant bei ETECTURE. 

Herausforderung nutzerzentriert gelöst

Für unseren Kunden, die Mercedes-Benz Group AG, haben wir gemeinsamen mit deren IT-Bereich deshalb die TEAMS-Applikation umgesetzt. TEAMS steht für die transparente, einheitliche Anzeige von Mitarbeiterinformationen und -strukturen. „Die Applikation hält über jeden Mitarbeiter weltweit eine breite Basis an Informationen bereit, über alle Hierarchiestufen, alle Länder und konzernzugehörige Gesellschaften hinweg“, beschreibt Julien Reinold, der in das Projekt bei uns seit den Anfängen involviert ist. „Zentral ist der intuitive Zugang zu visuell verständlich aufbereiteten Informationen. Es soll leicht sein, relevante Informationen über Kolleginnen und Kollegen zu finden und sich ein Bild von ihnen und ihren Aufgaben zu machen.“

Der Einstieg in TEAMS erfolgt in der Regel über eine Suchfunktion, die detaillierte und komplexe Suchvorgänge ermöglicht. Die Suche kann über Personen, Organisationseinheiten, Schwärme, Gremien oder Konzerngesellschaften begonnen werden. Neben persönlichen Kontaktdaten und Aufgabengebieten lassen sich zusätzliche Informationen über die eventuelle Mitarbeit in Gremien oder Schwärmen finden. Über eine Visualisierung der direkten Kolleginnen und Kollegen sowie der Vorgesetzten wird auch die Einbettung in die Abteilungs-, Bereichs- und Gesamtstruktur der betreffenden Konzerngesellschaft deutlich. 

„Es war herausfordernd, die strukturellen Informationen mit den persönlichen zu verknüpfen und gleichzeitig die dynamischen Schwärme abzubilden“, so Julien Reinold weiter. „Gemeinsam ist es dem Projektteam am Ende sehr gut gelungen, die Informationen für die Nutzer verständlich darzustellen.“ Auch bei umfangreichen Suchen in mehreren der fünf Suchbereiche verliert man nicht den Überblick: Bei der Rückkehr auf einen zuvor genutzten Reiter werden die dort gefundenen Informationen, die in Deutsch und Englisch zur Verfügung stehen, noch angezeigt. Ein Teil der persönlichen Daten wird von jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin unseres Kunden selbst gepflegt, andere kommen über von uns entwickelten Schnittstellen aus insgesamt fünf weiteren Systemen. Mit einem granular einstellbaren Rechtemanagement lässt sich regeln, wer welche Informationen bearbeiten und einsehen kann.

Organisatorischen Wandel transparent abbilden und unterstützen

Die in Zusammenarbeit mit unserem Kunden umgesetzte TEAMS-Applikation sorgt für die Transparenz und für den hohen Vernetzungsgrad, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit erst möglich machen. TEAMS bildet den Wandel innerhalb der dynamischen Organisation ab. 
Stillstand gibt es nicht, gemeinsam entwickeln wir TEAMS weiter. Im Augenblick verbessern wir gezielt Funktionen wie zum Beispiel die Suche auf der Basis von Elasticsearch. Wir gestalten die Suche flexibler, sorgen für Aktualität der Informationen auf Minutenebene und machen sie einfacher um weitere Suchbereiche erweiterbar.

Unsere Leistungen im Projekt 

• Fachliche Konzeption in einem agilen Projektteam mit unserem Kunden und einem externen Designer
• technische Konzeption
• Realisierung / Programmierung
• Testing & Qualitätssicherung
• Rollout
• Wartung & technische Weiterentwicklung

Im Projekt eingesetzte Technologien

• React 
• TypeScript 
• Java 
• SpringBoot 
• Kubernetes 
• jOOQ 
• PostgreSQL 
• RabbitMQ 
• Elasticsearch 
• Redis 
• Amazon S3 
• OAuth2